Каков порядок выдачи сотрудникам справки о доходах?

С 1 января 2011г. у работодателей появилась новая обязанность - они должны выдавать застрахованному лицу справку о сумме заработной платы. Установлен порядок заполнения и выдачи такой справки, а также действия, которые вправе предпринять работодатели при получении от своих сотрудников справки о сумме заработной платы, выданной им другими страхователями.

Порядок выдачи справки

Форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год и порядок ее выдачи утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н.

Однако не стоит путать указанную справку со справкой о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, которая утверждена приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. Справку по форме 2-НДФЛ работодатель, как и прежде, представляет в налоговый орган для отчета по уплаченным за работников суммам налога на доходы физических лиц.

Порядок выдачи справок о сумме заработка разработан в соответствии с пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006г. N 255-ФЗ.

Справка о сумме заработной платы выдается в день прекращения работы, в период выполнения которой физическое лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. При этом никакого заявления от работника не требуется. В случае, если у работодателя нет возможности вручить справку о сумме заработка своему работнику непосредственно в день прекращения его работы работодателю необходимо направить бывшему работнику уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте.

Если справка понадобилась ранее уволенным сотрудникам, то работодатель выдает ее только на основании их письменного заявления, в том числе направленного по почте. Срок для этого - три рабочих дня со дня получения (регистрации) соответствующего заявления. Заявление может быть подано не только самим работником, но и его законным представителем либо доверенным лицом. В последнем случае вместе с заявлением потребуется представить документы, удостоверяющие личность и полномочия.

Об ответственности за невыдачу справки о сумме заработной платы - письмо Минздравсоцразвития России от 22.04.2011 N 10-4/328615-19. За отказ в выдаче справки о сумме заработка работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статьям 5.27 и 5.39 КоАП РФ. В первом случае штраф для должностных лиц составляет от 1000 до 5000 руб., для индивидуальных предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, для организаций - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Во втором случае размер штрафа предусмотрен только для должностных лиц и составляет от 1000 до 3000 руб.

Порядок оформления справки.

 

Заполняется справка на основании данных бухучета и отчетности страхователя от руки (шариковой ручкой с черными или синими чернилами) или с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Причем подчистки и исправления в справке недопустимы. Заполненная справка удостоверяется круглой печатью организации, которая проставляется в специально отведенном месте (\"Место печати страхователя\"), расположенном в нижнем левом углу справки. При этом подпись не должна закрываться печатью.

Согласно статье 15.1 Федерального закона от 29.12.2006г. N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ) работодатель, выдавший справку о сумме заработка, несет ответственность за достоверность содержащихся в ней сведений. Если в результате недостоверных данных работнику будет выплачено пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам или ежемесячное пособие по уходу за ребенком в большей сумме, работодатель должен будет возместить ФСС России причиненный ущерб в соответствии со статьей 15 ГК РФ.

Порядок проверки сведений в справке

При получении от сотрудника справки о сумме заработной платы, выданной ему другими страхователями, работодатель - организация или индивидуальный предприниматель в силу пункта 4 части 1 статьи 4.1 Закона N 255-ФЗ вправе проверить подлинность указанной справки и достоверность содержащихся в ней сведений.

Это осуществляется путем направления в территориальный орган страховщика по месту регистрации страхователя, сведения о котором проверяются, запроса по форме и в порядке, которые утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 20н.

В запросе указываются все сведения о проверяемом страхователе (страхователях), содержащиеся в справке (справках) о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений для исчисления пособий, представленной (представленных) работником.

Запрос направляется по почте либо в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, или представляется непосредственно в территориальный орган страховщика.

С работника, представившего справки с недостоверными сведениями о сумме заработка, может быть взыскана излишне выплаченная сумма пособия по болезни, по беременности и родам или ежемесячного пособия по уходу за ребенком (ст.15 Закона N 255-ФЗ).

В случае, если работник не имеет возможности представить справку о сумме заработка, например, из-за того, что организация, в которой он до этого работал, прекратила свою деятельность, работодатель, к которому обратились за выплатой пособия, вправе по письменному заявлению застрахованного лица направить запрос в территориальный орган ПФР о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях указанному лицу на основании данных индивидуального (персонифицированного) учета (ч. 7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Этим же приказом утверждены порядок направления запроса и представления территориальным органом ПФР сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица.

Форма заявления работника о направлении запроса в территориальный орган ПФР о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, а также форма самого запроса утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н.

Запрос работодатель направляет в территориальный орган ПФР по почте либо в виде электронного документа, оформленного с использованием электронной цифровой подписи, не позднее двух рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления сотрудника. Если необходимо запросить сведения по нескольким страхователям, то работодатель направляет запросы отдельно по каждому страхователю.

В свою очередь территориальный орган ПФР предоставляет работодателю сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н, в срок не позднее 10 рабочих дней со дня получения (регистрации) запроса. Исключением является ситуация, когда запрос получен территориальным органом Пенсионного фонда РФ в I квартале текущего года и в нем запрашиваются сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица за предшествующий календарный год. В этом случае сведения отправляются работодателю не позднее 1 апреля текущего календарного года.

Так же как и сам запрос, сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица могут быть отправлены территориальным органом ПФР как по почте, так и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Вернуться к списку