Итак, Вы решили стать бизнесменом, организовав своё дело. Но у Вас нет своего офиса и поэтому Вы приобрели юридический адрес для регистрации. Теперь эффективность Вашей предпринимательской деятельности напрямую зависит от ПСО, обеспечивающего оперативность получения и обработки почтовых документов (почтовое обслуживание) и различных телефонных сообщений, поступающих на арендуемый юридический адрес (секретарское обслуживание).
Важность организации ПСО - Почтово-секретарского обслуживания для ведения бизнеса нельзя недооценивать. Так письма и извещения, поступающие на Ваш юридический адрес от таких государственных органов как ФНС, ПФР, ФСС, ФМС, таможенных, лицензирующих и других надзорных органов, подлежат исполнению в кратчайшие сроки. Неисполнение их в установленный срок может повлечь дополнительные расходы в виде наложенного административного штрафа. А в некоторых случаях невыполнение почтовых извещений, направленных государственными органами и своевременно неполученные Вами, может парализовать бизнес – деятельность за счет замораживания Вашего банковского счета. Ведь именно компания несет риск неполучения адресованных ей юридически значимых документов и извещений (пункт 3 статьи 54, статья 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Целью настоящего материала является оказание помощи малым предприятиям, работающим без офисов, в вопросе правильности выбора ПСО, исключающего всевозможные риски нарушения Вашего бизнеса.
Существуют различные способы организации ПСО по юридическому адресу, в первую очередь, с использованием услуг Почты России (далее - почта), а также с использованием услуг собственника юридического адреса.
Первый способ. Хранение писем на почте без оформления абонентского ящика. Для этой цели необходимо обратиться в ближайшее отделение почты (в отдел доставки) с заявлением о хранении в отделении связи поступающей корреспонденции на указанный юридический адрес (поступающие письма по адресу не доставляются). Поступившая корреспонденция может быть получена лично директором компании или его доверенным лицом.
Основным преимуществом данного способа является минимальные затраты за счет возможности Вами лично выполнять функции почтового обслуживания без привлечения дополнительного числа сотрудников.
Недостатками хранения писем на почте являются:
- невозможность организации секретарского обслуживания (нельзя позвонить);
- отсутствие возможности оперативно получить поступившую корреспонденцию (при поступлении почтовой и иной корреспонденции на юридический адрес сотрудники почты Вам звонить не будут, так как они не обязаны это делать);
- необходимость регулярного посещения отдела доставки почты, так как в ряде отделений связи информация о поступлении писем на юридический адрес по телефону не сообщается (конституционное требование по тайне связи);
- возможность утери поступившей корреспонденции по вине почтовых работников («не туда положили» и т.п.) без права предъявления претензий.
Второй способ – оформление абонентского ящика на почте.
Основным преимуществом данного способа является минимальная возможность утери почтовых отправлений по вине почтовых работников (вместо доставки по адресу корреспонденция опускается в Ваш абонентский ящик).
Данному способу присущи те же недостатки, что и при хранении писем на почте, а также достаточно высокая стоимость данной услуги либо её отсутствие во многих отделениях почты. Накопленный опыт показывает, что, как правило, стоимость услуг почты в три раза выше стоимости услуг собственника юридического адреса.
Третий способ – оформление ПСО у собственника юридического адреса.
По данной услуге Вы можете найти много предложений и обещаний предоставления надежного и удобного сервиса, позволяющего не потерять ни одного важного письма, а также своевременно отреагировать на телефонные звонки.
ТАРП СВАО, опираясь на 20-летний опыт оказания помощи бизнесу, в том числе предоставление услуги «почтово-секретарское обслуживание юридического адреса», предлагает внимательно подойти к выбору способа оказания услуги по ПСО. Для этой цели кратко рассмотрим возможные варианты оформления ПСО у собственника юридического адреса.
Первый вариант. Заключение договора на ПСО с организацией – собственником юридического адреса, не имеющей статуса «Территориальное агентство по развитию предпринимательства» (ТАРП).
Основными преимуществами данного варианта являются:
- надежность и гарантия сохранности входящей информации (в пределах определенных договором на ПСО);
- экономия средств за счет исключения необходимости нанимать отдельного сотрудника для выполнения почтово-секретарских функций.
Основным недостатком данного варианта является большая вероятность попадания Вашей фирмы в списки недобросовестных налогоплательщиков, составляемых ФНС России. Перечень признаков налоговой недобросовестности юридических лиц впервые был обнародован на сайте газеты «Учет. Налоги. Право» 21 февраля 2007 г. В соответствии с этим перечнем в разряд потенциально недобросовестных компаний относятся организации, пользующиеся услугой ПСО у организации, не имеющей статуса ТАРП (признак № 46 раздела 3 «Признаки, выявляемые в ходе деятельности компании»). Такая организация вносится в специальную федеральную электронную базу «ЮЛ-КПО» («юридические лица, контролируемые в первую очередь) и подлежит государственному контролю в первую очередь. Таким образом, заключив договор на ПСО по данному варианту, Вы попадаете под пристальное внимание налоговой инспекции.
Второй вариант. Заключение договора на ПСО с ТАРП.
Данный вариант, кроме преимуществ, присущих первому варианту, лишен также его основного недостатка. Ваша компания не может обладать признаком налоговой недобросовестности ввиду того, что признак № 46 не касается ТАРП.
ТАРП СВАО в течение 20-ти лет накоплен опыт по предоставлению услуги «комплексное почтово-секретарское обслуживание», стоимость которого включена в стоимость аренды юридического адреса.
Право регистрировать предприятия малого бизнеса по адресу ТАРП СВАО было предоставлено пунктом 2.2 распоряжения Мэра Москвы от 24.06.1999 г. № 670-РМ «О первоочередных мерах по устранению административных барьеров при развитии предпринимательства».
В ПСО от ТАРП СВАО входит:
- прием с последующей записью в отдельном журнале каждого документа, поступившего в адрес Вашей фирмы;
- хранение поступившей корреспонденции, а также исключение возможности её утери;
- обеспечение полной конфиденциальности поступающей в адрес Вашей фирмы информации (сотрудники ТАРП не имеют права распространять любую информацию о деятельности Вашей фирмы);
- гарантированное доведение в течение 5-ти часов по контактному телефону и электронной почте сообщения о поступлении документов и извещений до руководителя фирмы или его доверенного лица;
- передача под роспись в соответствующем журнале поступившей корреспонденции лично руководителю фирмы или его уполномоченному лицу;
- прием телефонных звонков, осуществляемых на номер компании с последующей фиксацией в журнале приема телефонных сообщений и доведением его содержания до руководителя фирмы или его доверенного лица.
ТАРП СВАО в качестве дополнительной услуги к ПСО предоставляет услугу по курьерской доставке документов и извещений, поступивших в адрес фирмы, по указанному Вами адресу.
ПСО от ТАРП СВАО обеспечит устойчивое развитие Вашего бизнеса без особых вложений, так как Вам не нужно принимать в штат своей фирмы сотрудника для организации ПСО, выплачивать ему зарплату, а также платить за него налоги и отчисления в пенсионный фонд.
С ПСО от ТАРП СВАО адресованные Вам документы и письма будут всегда в целостности, а ВЫ будете всегда знакомы с поступившей корреспонденцией по первому Вашему требованию.
Так же Вы можете воспользоваться услугой «Ваш секретарь» с выделением для вашей организации персональных телефонных номеров.
Услуга «Ваш секретарь»— это выделение городского телефонного номера для приема звонков и телефонограмм по юридическому адресу, а также нахождение подготовленного секретаря, отвечающего на все поступающие звонки и подтверждающего факт нахождения Вашей организации по данному юридическому адресу.
Приходите в ТАРП СВАО – мы чтим конфиденциальность Вашей переписки и с глубоким уважением относимся к нашим клиентам.
Ждем Вас, звоните.
Тел. 8 (499) 706 88 07