Можно ли выплачивать компенсацию за использование в интересах работодателя автомобиля, являющегося собственностью работника?

Самым распространенным способом использования автомобиля, не принадлежащего предприятию (что более актуально для малых предприятий), для служебных целей является использование автомобиля сотрудника с последующей выплатой компенсации работнику организации согласно приказу руководителя.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст.188 ТК РФ). Трудовой кодекс РФ не уточняет, на каком праве имущество должно принадлежать работнику.
В силу ст. 188 ТК РФ выплата компенсации производится на основании письменного соглашения сторон, устанавливающего ее размер. При заключении такого соглашения работник и предъявляет документы, являющиеся основанием владения автомобилем.
В этом случае сумму компенсации определяет работодатель в приказе, по договоренности с работником, как правило, с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с оплатой бензина, а также текущим ремонтом автомобиля. При этом приказ на компенсацию должен составляться каждый месяц. Если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные средства, связанные с оплатой расходов по эксплуатации автотранспорта, ему не полагаются (что и подтверждается письмом УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776).
Кроме того, Минфин России не возражает против включения в расходы по налогу на прибыль компенсации, выплаченной работнику, управляющему автомобилем по доверенности (Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 27 декабря 2010г. N 03-03-06/1/812).
Размер компенсации часто зависит от интенсивности использования автомобиля, который эксплуатируется в служебных целях. В бухгалтерском учете суммы компенсации полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов только в пределах установленных норм.
Таким образом, такую компенсацию достаточно легко оформить и изменить ее размер, но только в том случае, если размер компенсации находится в пределах установленных норм.
Однако официальные нормы компенсации (от 600 до 1500 руб.) не покрывают расходов на обслуживание транспортного средства. В то же время и суммы, выплаченные сверх нормы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают. К тому же на предприятие ложится дополнительная налоговая нагрузка: со сверхнормативной суммы компенсации нужно начислить и оплатить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и удержать НДФЛ. Следует учесть, что в таком случае согласно п. 4, 7 ПБУ 18/02 \"Учет расчетов по налогу на прибыль организаций\" может возникнуть и постоянное налоговое обязательство.
Также бухгалтеру необходимо учесть, что компенсация уменьшает налогооблагаемую прибыль только после ее фактической выплаты работнику, а следовательно предприятию будет выгоднее выдавать компенсацию за истекший месяц в его последних числах.
В соответствии с письмом Минфина РФ от 16 мая 2005 г. N 03-03-01-02/140 при выплате компенсаций за использование личного автотранспорта необходимо учитывать, что:
- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия и договор, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);
- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
- в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль могут быть учтены как для целей бухучета, так и для целей налогового учета, только если этот момент прописан в договоре;
- компенсации устанавливаются в фиксированном размере и не должны зависеть от количества календарных дней в месяце;
- за время отсутствия работника на рабочем месте (например - отпуск, больничный лист), когда личный автомобиль не должен эксплуатироваться, не должна выплачиваться и компенсация (налоговые органы вряд ли примут такие расходы).
Для получения компенсации работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. Для подтверждения расходов на компенсацию налогоплательщику необходимо представить, в том числе, и путевые листы.